Ett lysande exempel på en framgångsrik förändringsresa finns inom Folktandvården, Region Jönköpings län och omfattar införandet av digitala vårdmöten för 2-åringar på alla Folktandvårdens kliniker i Jönköpings län. Detta projekt visar på hur en kombination av faktorer, från ledningsbeslut till teknik och effektiv förändringsledning, kan skapa en framgångsrik omvandling.
Strategi och ledning
Beslutet att införa digitala möten var en nödvändig reaktion på samhällets förändringar och det ökande behovet av att erbjuda vårdtjänster på innovativa sätt. Målet var tydligt: Att möjliggöra möten på distans för att spara både tid för patienter och behandlare samtidigt som fler patienter skulle få tillgång till vård. Regionen har en vision att digitala tjänster skulle vara det främsta valet inom offentlig sektor när det var relevant. För Folktandvården blev det en strategisk målsättning som tydligt formulerades i verksamhetsplanen för 2021. I mars samma år, under ledning av Folktandvårdens ledningsgrupp, tog organisationen beslutet att intensifiera arbetet med digitala vårdmöten.
Mål och önskat nyläge
Målen var ambitiösa och inkluderade att förenkla patientmötet inom tandvården, erbjuda fler alternativ för vårdmöten till invånarna samt öka effektiviteten och produktiviteten inom tandvården. Det var en omfattande utmaning som krävde engagemang och samarbete från hela organisationen.
Involvera hela organisationen
Ledningsgruppen fattade beslutet att införa digitala vårdmöten och hela organisationen engagerades i genomförandet. Införandet inleddes under 2021och det var en snabb och effektiv process. Över 700 medarbetare behövde snabbt anpassa sig till det nya arbetssättet. Planeringen påbörjades före pandemin, medan införadeprocessen pågick under pandemin, vilket visade sig vara en lämplig timing. Det gav organisationen en chans att öva och förbereda sig i en tid när digitala möten blev alltmer relevant.
Utmaningar och framgångsfaktorer
En dedikerad projektgrupp bildades, sammansatt av medlemmar från HR, kommunikation, IT och odontologisk kompetens från kärnverksamheten. Denna mångsidiga grupp var nyckeln till framgången, där deras olika kompetenser kompletterade varandra. En av de tidiga utmaningarna var att bedöma medarbetarnas tekniska färdigheter, som visade sig vara låga när det kom till digitala arbetsmetoder inom tandvården. Många var ovana vid detta nya arbetssätt och det var nödvändigt att ändra attityder och vanor. För att lyckas med denna övergång involverades ambassadörer från varje klinik. Dessa ambassadörer skulle vara ansvariga för att införa digitala vårdmöten på sina respektive kliniker. Det var en nyckelstrategi som visade sig vara effektiv och dessa ambassadörer spelade en avgörande roll i att utbilda sina kollegor. Utbildningen var en viktig komponent i processen. Ett befintligt system användes som grund, men utbildningsmaterialet anpassades specifikt för tandvården. Ambassadörerna fick först lära sig att ansluta till digitala möten och använda nödvändig utrustning. De fungerade som utbildningsledare och testade processen själva, vilket möjliggjorde förbättringar i utbildningsmaterialet. Det var viktigt att övervinna medarbetarnas oro över att kunna leverera samma kvalitet av vård digitalt som vid fysiska möten. För att säkerställa detta genomfördes omfattande utvärderingar och tester av tjänsten.
Resultat
Resultaten var imponerande. Genom noggrant planerat utbildningsarbete och engagemang från hela organisationen lyckades de att införa digitala vårdmöten på ett smidigt sätt. Den nya digitala vårdmetoden visade sig vara ett värdefullt tillskott till patientvården och ökade effektiviteten i tandvården.
Det här exemplet belyser hur en framgångsrik förändringsresa kräver samverkan mellan olika aspekter, inklusive ledningsbeslut, teknologi och effektiv förändringsledning. Det visar att med engagemang och rätt strategier kan organisationer effektivt anpassa sig till den snabbt föränderliga verkligheten.
